pengacaraan majlis

Pengacaraan Majlis

            Pengacaraan majlis dilangsungkan berdasarkan tatacara pengacaraan majlis rasmi. Antara tatacara yang diselitkan dalam pengacaraan majlis adalah, majlis itu dapat diuruskan secara profesional. Selain itu, sesebuah majlis dapat dilangsungkan tanpa sebarang gangguan dan kecatatan. Dalam konteks lain, walaupun ia dilangsungkan dalam bentuk sederhana tanpa melebihi hadnya, tetapi ia tepat berlangsung dalam suasana yang mengembirakan serta tinggi kualitinya. Secara keseluruhannya, pengacaraan majlis debahagikan kepada dua kategori, iaitu, yang pertama dalam majlis-majlis rasmi seperti majlis konvokesyen, hari kokurikulum, hari guru, perhimpunan mingguan, sukan tahunan serta perjumpaan PIBG dan yang berikutnya adalah dalam majlis-majlis tidak rasmi seperti, hari keluarga dan majlis makan malam, serta majlis hari jadi. Seperti yang sedia maklum,  khidmat tetamu kehormat merupakan sesuatu yang penting dalam proses perasmian serta penutupan majlis. Berikutan pelangsungan majlis dalam suasana persekitaran yang harmoni serta meriah, undangan jemputan adalah sesuatu yang tidak boleh diketepikan.

            Dalam proses penyelarasan, pelaksanaan  serta peyeragaman pelangsungan majlis, jawatankuasa majlis rasmi haruslah ditubuhkan, di mana  meliputi tiga aspek. Antaranya termasuklah, jawatankuasa induk, jawatankuasa kerja dan diikuti dengan jawatankuasa kecil. Dengan ini, setiap seorang dalam ajk mempunyai tugas di samping memainkan peranan masing-masing seperti yang telah ditetapkan. Walaupun, ahli-ahlinya adalah terhad kepada pegawai-pegawai yang hanya bertugas di institusi berkenaan. Setiap jawatankuasa memainkan atau bertugas dengan aspek-aspek atau sudut yang berbeza dimana, mereka mewakili kategori tugas yang hanya diamanahkan kepada mereka. Dalam pada itu, jawatankuasa induk memainkan bebepara peranan dalam memastikan kelangsungan majlis dengan lancer. Antaranya, menentukan dasar, menentukan belanjawan, menentukan tetamu hormat, menentukan tarikh, masa dan tempat serta membuat keputusan tentang bentuk sambutan atau kelangsungan majlis. Ahli-ahlinya pula, termasuklah ketua-ketua jabatan, guru-guru kanan serta orang-orang kenamaan.

            Seterunya jawatankuasa kerja pula, terdiri daripada pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil. Mereka diamanahkan dengan beberapa tugas tugas seperti membuat cadangan bentuk majlis, menyediakan anggaran pebelanjaan, menyelaras semua tugas serta tanggungjawab semua jawatankuasa kecil, menyelesaikan masalah antara jawatankuasa kecil dan yang terakhirnya adalah menghadiri mesyuarat jawatankuasa induk. Jawatan kuasa yang berikutnya adalah jawatankuasa kecil, dengan wakilnya yang terdiri daripada petugas-petugas dengan kemahiran dalam bidang ,masing-masing. Kewajipan mereka adalah melaksanakan semua aktiviti atau tugas yang dipertanggungjawabkan. Di samping itu, mereka merupakan golongan yang menerima sebarang keputusan daripada jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja.

            Tambahan pula, terdapat cadangan jawatankuasa kerja yang dirangkaikan kepada beberapa kumpulan. Kumpulan pertama diamanahkan dengan tugas-tugas seperti perasmian dam penutup, sambutan, buku program, persiapan tempat, papan latar(backdrop) serta hiasan. Jamuan, peralatan, hadiah dan cenderamata, jemputan, pengangkutan serta siar raya merupakan tugas-tugas yang ditujukan kepada kumpulan yang berikutnya. Cadangan jawatankuasa yang ketiga meliputi aspek-aspek seperti persembahan, kebersihan, protocol, khemah, urusetia dan keselamatan, manakala cadangan jawatankuasa yang keempat atau yang terakhir termasuklah pengiklanan, juruacara, pembacaan doa, pendaftaran, penyambutan tetamu dan tidak dikecualikan dengan tugas-tugas khas.

            Tambahan pula, atur cara majlis merupakan salah satu aspek yang diambil kira  dalam konteks pengacaraan. Ia merupakan perlambangan urutan atur cara dalam sesuatu majlis dari mula hinggake akhir. Cara yang ditangani dalam membuat atur cara kelangsungan majlis adalah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutan. Dalam konteks juruacara, mereka dipilih dari golonngan atau kumpulan mereka yang berpotensi tinggi serta berkebolehan khasnya dalam bidang ini.  Tugas utama juacara ini adalah, untuk mengisi para tetamu dengan pendedahan berkaitan apa yang  berlaku atau urutan acara majlis. Setiap pengumuman juga harus diliputi dengan butiran butiran seperti, masa, gaya dan sebagainya. Di samping itu, teks dan gaya haruslah tertakluk kepada majlis atau kelangsungan majlis. Bagi memastikan pelancaran kelangsungan majlis, teks yang disediakan oleh satu jawtankuasa akan disemak lalu diluluskan oleh guru besar atau pengetua sekolah selaku pengerusi pengurusan sekolah.

            Seterusnya, atur cara pentadbiran pula, haruslah ditulis secara terperinci bagi memudahkan beberapa perkara seperti panduan pegawai pegendali, panduan semua pegawai terlibat, semua staf yang terlibat, menentukan majlis berjalan mengikut peraturan dan protokol yang betul dan tepat pada sasaran, menjamin pengawalan masa dengan sistematik, serta berfungsi sebagai rekod, di mana, ia dapat dijadikan panduan bagai masa hadapan. Tida ketinggalan juga, raptai bagi pengacaraan sesebuah majlis. Raptai merupakan latihan yang tidak begitu formal jika dibandingkan dengan sesebuah majlis. Mereka yang terlibat mempunyai pendedahan akan tugas-tugas khas yang diamanahkan kepada, masing-masing. Raptai mencerminkan beberapa kebaikan, di mana, dengan kelangsungannya, kita dapat membuat penentuan urutan majlis, penentuan masa serat ia merupakan medan bagi setiap seorang yang terlibat untuk memperbaiki kelemahan serta kekurangan. Raptai melambangkan gambaran senario majlis dan semua pihak yang terlibat atau berkaitan haruslah hadir sert amemberikan kerjasama dan komitmen yang tinggi, dalam usaha kea rah kelangsungan majlis dengan meriah tanpa sebarang gangguan dan kekangan.